外贸十日谈·第二天

外贸十日谈有十篇,我准备每天写一篇,十天完成。本章是第二天的内容,大家特别要注意的是,第一天的内容一定要天天做,重复做,不是说现在到第二天了,第一天的内容就算完成了。现在不缺好方法,就缺长期坚持,重复重复再重复。

第二天主要讲新人在业务工作的准备阶段要做哪些。很多新人一到公司,不知道做什么,天天逛外贸论坛,外贸QQ群,下一堆文件到电脑里,就觉得自己是在学习了,实在是浪费了宝贵的时间。

关键词:资料

这里说的资料不是指大家在网上下载的那些XX宝典,XX打法,XX天精通XXX,这些资料里面有没有好的?肯定有,但是筛选的成本太高。大多数都是标题党,过期资料,互拼乱凑为了推广自己外贸服务的所谓干货,还有把一些特例拿出来大说特说引人浮躁的东西。

这里说的资料主要来源是公司内部。一般可以找自己的直接上级或者公司安排带自己的人或者自己最熟的人要。要之前先列个清单,避免隔三差五找同事要资料,打断同事工作。这样再多的耐心都被你耗完。

我能想到的资料如下,大家根据实际情况增删:产品目录,如果既有中文版又有英文版,那最好各要一本。要来之后做好记号,避免弄丢了。有些公司申请物料比较麻烦,如果你总是弄丢产品目录,以后也麻烦,而且给人一种粗心大意的不良印象。报价表,各种认证,检测报告,形式发票(Proforma Invoice,大部分时候替代合同的功能), 商业发票(Commercial Invoice,发货的时候需要),装箱单(Packing List,发货的时候需要),一个正规的公司对外的单据格式是统一的,你找同事要这些文件的空白模板一般不会有问题。公司的产品培训资料,流程培训资料,如果英文版的没有,可以找中文版的来看,特别是内贸的培训资料,非常详尽而且有一些话术可以借鉴。公司收款账号,国际快递账号,通讯录,常用电话(如货代电话,报关行电话)。产品图片,全局图和局部细节图,产品包装图片,公司图片(大门,办公室,车间,仓库,参展等等)。

拿到资料的时候最好再问清楚哪些资料是可以对外公开的,哪些资料需要申请,千万不要自作主张。新人做事务必要谨慎,切忌想当然。

关键词:流程

虽然刚来还没有接到订单,但是这些流程提前了解是有必要的。比如发报价单,形式发票是否需要盖章,盖什么章,章由谁保管,盖章需要向谁申请。客户付款之后由谁查账,到账之后自己需要发哪些文件给哪些同事。订单进度找谁了解,完成之后如何出货,货代由公司指定还是可以自己选择,出货需要什么文件,需要经过哪些手续。这些流程务必要了解清楚,但是不要一股脑儿去问,后面会说到怎么提问,获取信息。

这里要注意一些忌讳,比如越级,做事没有按流程办(该有的步骤没有,该有的文件没有,该有的授权没有)。不确定的事情一定要问,不要想当然。你问了别人会觉得你做事严谨,靠谱。不问的话造成损失不但对自己不利,还可能损害其他人。

关键词:提问

我个人的观点:一个人有没有认真学,有没有动脑子,从他问的问题的质量和数量可以看出来。学完上面提到的资料和流程,提不出来问题,要么是聪明得头发都掉光了,要么就是完全没有用心去看,去思考。

说一个最简单的例子,产品目录上的产品型号。这个产品型号就有学问,是什么样的一个格式?几位数,字母和数字分别代表什么?大部分公司的产品命名是有讲究的。比如第一位的字母可能代表这个产品是自产还是外购,第一位数字可能代表的是一个产品系列,末尾的数字可能代表的是包装规格,末尾的字母可能代表的是产品的某一个参数(颜色,形状,尺寸,功率等等)。

同系列很接近的两个产品区别究竟是什么?这个区别对客户来说意味着什么?他们为什么会有价格差别?产品的包装方式是怎么样的?为什么要这样包装?这个产品的海关编码是什么,出口有什么特别的监管条件?

也就是说,只要你认真看了,你就能提出很多问题来。而这些问题里面,你得想想,哪些是可以通过搜索自己解决的。其实很多老员工对新人还是很宽容的,但是一些新人浪费了这个机会,碰到问题张口就问,本来Google一下就能解决的一些概念性的问题还要问,导致老员工逐渐没了耐心。有些新人说这样可以节省时间。那我现在要说点不好听的话,对公司来说,你的时间是没有老员工值钱的,因为你目前基本不能创造价值。所以,你还真的没有资格去浪费老员工的时间来“节省”你自己的时间。

第二个就是提问的时机。首先一点,不能随时随地想到就提。建议用一个笔记本,遇到问题就写下来,慢慢地就积累起一个问题库了。如果公司专门安排了新人培训时间那自然好。如果没有这样的时间,就趁着老员工有空的时候,高兴的时候,吃饭的时候,散步的时候,抽烟的时候,你们闲聊的时候,等车的时候,打篮球的时候,巧妙地把自己的问题穿插进去,每天得到一点答案,记录下来,慢慢就积累起一个问答库了。举个例子,你去帮同事发货的时候,掂一下,这个怎么这么重?是产品很重么?外面还包了包装材料,为什么要用这个包装材料。出货货代是公司指定的么?我们的产品一般用什么方式出货,快递,空运还是海运,常用的海关编码是哪个?

关键词:汇报

作为一个新人,工作成绩不像老员工那样可以用订单来衡量,而自己在工作中遇到的问题可能也不会有领导主动来问。这个时候就要注意汇报。有些公司有日报,周报,月报制度,如果有,你一定要认真对待,好好地写。不要说自己没做什么工作,没什么可写的,所以就不写。你要知道,没做什么工作,这就是你的问题。你进公司第一天,公司就在给你付薪水。拿了公司的薪水,要为公司创造价值,如果暂时不能创造,那你也要为创造价值做准备,这是最起码的职业道德。

每天写写自己做了哪些事,收获是什么,遇到了什么问题,然后就是主动请求领导给自己安排工作,比如最近有个什么什么事情,自己可以胜任。注意写的时候千万别给其他同事挖坑,比如你想早上5点到公司上班,晚上10点才走,你不能建议公司这样改作息制度。其他的自己体会。

这里重点提一下产品学习日志。学习产品的过程中要做这么一份文件,中文,英文各一份,做好之后发给直接上级或者老板。这个日志一方面可以帮助自己梳理产品知识,形成系统,另外一方面可以让领导看到你的学习成果和不足,提出有益的建议。形式不限,你用脑图做可以,用普通的Word做也可以。首先是产品体系,分类,分类标准,重要参数,各产品的主要目标市场等等。质检,包装,仓储这些也可以包含。这个文件是需要长期更新的,不仅是拿来给别人看,更是自己的知识库。

以上就是第二天的内容,明天讲搜索客户。

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