分类： Neil带徒弟

之前在JAC面对面群里说过，我不会特别去讲邮件，因为一个人的业务思维到了一定的层次，写邮件只是手到擒来。但是最近一段时间，我的徒弟Mia的几封邮件让我觉得，有必要讲讲邮件的一些事情。

1. 读邮件

除了开发信，其他的邮件大都是针对客户的邮件去回复的，写好这些邮件的前提是读好邮件。读邮件要读什么邮件呢？

a. 读当前要回复的这一封邮件

因为你的邮件是针对客户当前发来的这一份邮件去回复，如果你不仔细读这一封邮件，那你的回复邮件一定写不好。客户在邮件里主要讲了哪几点？哪些是需要你去回答的问题？哪些是客户提供的有价值的信息？这些问题和信息有没有什么言外之意？客户问这些问题和提供这些信息的原因和动机是什么？

b. 读关于当前case的所有邮件

我们跟客户在谈一个新的订单，那么我们要把握这个订单的进度。当前谈到什么程度了，确认了哪些细节？客户尚有什么顾虑？客户写的邮件释放了哪些信号？我们回复的时候怎么样才能促成这个订单？这里要特别注意客户的身份以及客户的邮件抄送给了哪些人。

c. 读这个客户跟自己的所有往来邮件

这里不是真的要让你从头去读每一封邮件。我们用的邮件客户端，如Foxmail，可以和方便地整理归档检索自己跟某个客户的往来邮件，还可以很方便地添加邮件标签。感兴趣的朋友可以去看一下我的Foxmail教程。另外JAC外贸实战里提到的利用客户信息采集表来锁定客户，这个客户信息采集表可以记录关于这个客户的重要细节。为什么说这个东西重要？举个例子，某些客户习惯了打款不发水单，我们如果要去问这些客户的付款情况，可以事先跟财务确认一下货款是否到账。有些客户习惯从某个特定的港口出货，那客户找我们报价的时候可以默认先报这个港口的价格，然后再问客户这次是否从上次那个港口出货……

2. 写邮件

在JAC面对面群有时会碰到某些朋友把邮件贴出来，寻求大家的建议。不少回复的人不问因由，不问上下文，简单地以“邮件写得太长了”“这句话语气有问题”等话语来回复。我个人觉得，这是很不专业，很不负责任的表现。如果一封邮件合适不合适，只是以邮件长不长来判断，那我们可以写到极简。但是极简的邮件就比长邮件好么？现在举一个特例，有些大公司，发邮件喜欢发很长，如果你回得短，不能把握好邮件的内容，对方反而会质疑你的能力和诚意，甚至是你公司的实力。还有“这句话语气有问题”，这个判断如果缺乏一定的情境，单纯以语言来判断，那也是毫无意义的。你不知道之前发生了什么事情，说不定这个时候就该用这种语气，如果不是这种语气，反而达不到这种效果。

这里我要引入一个概念：写邮件的目标。

在我看来，邮件是谈判的一种形式，相比面对面谈判，邮件给我们相对更多的缓冲时间，让我们能够去查阅资料，寻求其他人帮助，思考对策，斟酌语句。还有一点就是邮件保护了我们，让对方看不到我们的表情和肢体动作的变化，即使你很紧张，对方也不能从你的邮件里看出来。这不能完全说是一种优势，因为你也看不到对方的表情和肢体动作的变化，这样就少了很多对谈判结果起作用的关键信息。每场谈判都有它特定的目标，我们的谈判过程，谈判中用到的技巧，都是要为这个目标服务的，任何偏离这个目标甚至会阻碍目标达成的言行我们都要避免。这些准则同样适用于写邮件。

你的每一封邮件，都应该有它特定的目标，或者说它要达成的使命。写邮件一定要紧紧围绕这个目标，你写的每一句话，你都要考虑，这句话能有助于你实现目标么？会不会适得其反？这里我要特别说一点，某些新手，包括我的徒弟，遇到客户不回应，就使劲地道歉，甚至自贬。说什么你不要生气啊，我的表达能力太差，我思维混乱所以导致了误会。现在我们以这一条来判断一下，应不应该这么写。我们的特定目标是让客户回复我们，而且愿意给我们下订单。那么我们说自己能力不足，思维混乱有助于达成这个目标么？我相信没有任何一个客户愿意把自己的钱交到一个能力不足，思维混乱的业务手上吧？

3. 学邮件

没有人生下来就会写邮件，就能写好邮件，所以我们才要努力地去学习，去借鉴。但是现在不少人学习变成了照抄，最经典的例子就是开发信模版，一模一样的开发信泛滥成灾。那么我们应该怎么学习别人的邮件呢？

a. 首先了解这封邮件的上下文，整个因由，作者写这封邮件想要达成的目标是什么

任何一篇邮件，都不是孤立的，都是有特定目标的。很多人拿到一封邮件，就说这封邮件好。问好在哪里，回答说简洁，用词准确，没有语法错误。这么回答不算错，但是很浅薄。如果你是英语试卷的阅卷老师，而且是为小学生阅卷的，你可以这么回答。看一封邮件好不好，要看作者写这封邮件的目标是什么，他的每一句话是不是有助于达成这个目标，客户读了可能会有哪些反应。

b. 作者的写作思路是怎么样的

如果清楚了这封邮件的上下文，作者的目标，我们可以来分析一下作者的写作思路，逻辑层次。如果有上文，作者是否了解了客户的意图，是否充分利用了客户提供的信息，是否解决了客户提到的问题。作者传递的信息是否完整准确清晰？

c. 作者的表达是否有可以借鉴的地方

这里主要是表达某些特定意思的单词，短语，句型是否可以保存下来以后直接使用。这一层估计是目前大部分新人达到的层次，不能说不重要，但是达到这一步是远远不够的。因为停留在这一步，你无法形成一种全局观，你的思维方式也不能有很大的改进和提升。希望大家能尽快越过这个层次。

邮来邮去，其乐无穷！

“我刚来公司，应该干点什么呢？直接开发客户吗？”

这是我昨天在免费分享联盟群里听到的问题，觉得这个问题挺好的，这是大多数新人都会遇到的问题，有必要说两句。我只说两句。我说完了。

大家好，我是Neil说十人助理团首席助理NavigatorNeil，由于Boss每次只说两句，接下的由我来说。

刚到公司，先做三件事：熟悉公司，熟悉产品，熟悉市场。新人切忌刚到公司就想着搜客户，发开发信，一鼓作气，再而衰，三而竭。误了大好前程。先沉淀一下，练好内功，不然客户到时回复你了，你都不知道怎么继续下去。

1. 熟悉公司

a. 熟悉公司的基本情况

说直白一点，熟悉一些表面的东西。公司占地多少，员工多少，有多少机器，年产值多少，年销售额多少，公司在这一行业已经多久了，公司有哪些证书……这些都是为了以后向别人介绍自己公司，谈判的时候需要了解的基本信息。这些东西在公司介绍里大都会有，想要了解不难。

b. 熟悉公司的组织结构，业务流程，关键人物

公司有哪些部门？部门里有哪些关键人物？这些部门与你所在的业务部的联系。公司运行的机制是怎么样的？业务从开发客户到最后订单完结，流程是怎么样的？关键节点有哪些？哪些环节要特别留意？哪些环节特别容易出差错？

c. 熟悉公司的“潜规则”

这里要声明一下，这里说的“潜规则”并不一定是负面的东西，这是一个中性词，泛指没有明确写到规章制度上，但是又在起作用的规则。比如说：业务不能绕开采购去联系供应商，业务不能绕开老板去问采购关于成本的问题，新人初到公司，做任何决定，最好先征求老业务或者是直接上级的意见，请他们帮自己查漏补缺……公司哪个人比较八卦，人与人之间的关系，是亲戚，朋友还是普通同事？新人最忌一进公司就按照自己的习惯来做事，你人生地不熟，不是该先熟悉一下环境，了解一下规则么？

怎么熟悉公司呢？一曰吃饭睡觉打杂杂，二曰谈天说地聊天天

2. 熟悉产品

a. 熟悉关键参数及其对客户的意义

现在的业务，要么不懂产品的关键参数，要么背课文似的，这个值是XXX，那个值是XXX。自己看不懂，跟客户也解释不清楚。比如，为什么这个值是XXX，不能是YYY，如果不是XXX会有什么问题？这个值增大或减小会带来什么影响？在实际的使用中，这个值影响什么？在不同的使用环境，不同的需求，这个值的变化范围是什么？新人熟不熟悉产品，一看能不能讲，二看能不能问。我个人觉得，能不能问出有价值的问题，是考量一个新人有没有认真学习产品，有没有学到东西的很重要的参考依据。

b. 熟悉本公司产品的独特卖点，而且独特卖点要与客户的关注点相结合

有些老板有一个想法：客户要买这种产品，我恰好生产这种产品。你买我卖，这就是需求。卖不出去，就是业务员无能。这个想法如果成立，必须有一个前提：客户一定要买这种产品，全世界只有你一家生产这种东西。现实呢？现实是竞争很残酷。在这种环境下，如果你还不能深入挖掘自己产品的独特卖点，了解客户的真实需求，满足他的需求，甚至引导他新的需求，那你基本上就是陪别人玩玩，报报价，诉诉苦。这些内容，JAC外贸实战多有阐述，大家可以详细阅读一下。

c. 熟悉行业趋势，最新研究成果

如果大家都用上数码相机了，你还在那里苦苦推销胶卷，结果会怎么样可想而知。如果你能跟客户分享这类内容，我想客户会真的尊重你，认可你，愿意跟你合作。因为跟你合作，他们既能赚钱，也能成长。这里送大家一个关键词“风口上的猪”，其他的不细说。

怎么熟悉产品呢？一曰吃饭睡觉打杂杂，二曰谈天说地聊天天

3. 熟悉市场

a. 熟悉市场上的客户和竞争对手

做生意，如果不知道自己的目标市场，目标市场上跟自己公司门当户对的客户，国内外有哪些主要的竞争对手，那做起事来费力不讨好，不知道自己到底应该在哪些方面发力，资源配置也无法做到最优。客户和竞争对手，不是静止的概念。客户可能会变成你的竞争对手，竞争对手也可能变成你的客户。从客户那里可以学到东西，从竞争对手那里一样可以学到东西。大家可以好好琢磨琢磨。

b. 熟悉相关测试，证书，法律法规

这一点非常重要，如果你对目标市场需要的测试，证书，相关的法律法规不熟悉，容易引起客户的不信任感。有些客户喜欢问，你们做过XXX市场么？不少新人回答说，我做过呀。谈的时候却发现，目标市场必需的证书你没有，目标市场政府规定只能做L/C，你告诉客户你每年做几票十几票，全是T/T。还有就是因为不懂目标市场的法律法规，导致客户清不了关，货物被退运，造成巨大损失。另外，如果我国和目的国签署了某些贸易文件，我们是能够帮助客户省钱的，业务能主动提出来，绝对是加分项。

c. 熟悉终端，关于产品的相关动态

有些产品，你的视野需要更远一点，了解一下终端的情况。比如，卖圣诞老人的服装，你得了解一下目标市场消费者的个人喜好。别人明明都喜欢穿短裤，你做一大堆长裤，跑去推销。中间商也是懂，你卖不出去。中间商要是不懂，买了你的产品，放市场上一卖就傻眼了，你们也就成了一锤子生意。卖家具的也是如此，如果你不能对终端市场足够的把握，你就不能为客户推荐畅销的款式。我们遇见客户，常常说一句话：这个产品很畅销。说实话，有多少人是胡说，多少人是道听途说？用数据说话，用事实说话（我们不是焦点访谈，我们是Neil说。

怎么熟悉市场呢？多跑市场（展会，上门拜访……），多聊天（跟自己公司相关同事聊，跟同行聊，跟客户聊，跟外贸相关行业的人聊），不要问我他们不愿意跟你聊怎么办？他们不愿意跟你聊，往往是因为你的身份让他们警觉，你聊天的内容没价值，让人想吐血。多看行业报告，目标市场相关报告，数据。

“我要这天，再遮不住我眼，要这地，再埋不了我心，要这众生，都明白我意，要那诸佛，都烟消云散！”“师傅，早点睡吧，明天还要早起赶路去西天取经呢。”

2014年4月15日早上9:56:15，Mia成为了我徒弟，这也是我外贸生涯第一个徒弟。我是在免费分享联盟认识的Mia，她有时会发信息给我问一些问题，还主动问了我电话号码。给我的感觉是一个很积极主动的人。我决定要收一个徒弟的时候，她也是很主动地来找我，QQ信息，甚至还发了一条短信给我。当时我就想，这就是我要找的人。

昨天我跟Mia说到关键词，后面讲到搜索客户，我问她是怎么搜的，她的方法其实就是网络上流传已广，利用Google搜索运算符缩小范围，排除不符项目的方法。我看了她的产品（之前有让她发过一个自我介绍，后面又做了一个产品的思维导图），查了一下，发现她的产品关键词搜索量很小，Google出来的结果大都是国外供应这个产品的公司（当然，这些公司也可能成为她的客户，但是数量不多），付费B2B上的供应该产品的中国公司，行业报告，学术论文。这种产品是一种化工原料，如果直接搜品名，能得到的有价值的东西非常有限。我查了五种应用，但是Mia说她们的粒度可能达不到。于是，我让她去跟老板谈谈，务必搞清楚这个产品。

熟悉产品，今天我讲三个方面：产品类别，关键参数，应用范围。如果有人遇到Mia同样的问题，去向老板请教，老板让你搜客户就行了，不要较真，那你一定要较真，下面我讲了解这三方面的必要性和重要性，说服老板教你产品知识的时候也可以用到下面的原因。

产品类别：了解了产品类别，你就可以找到该类别下其他的产品，这就是所谓的相关产品，经营相关产品的客户很有可能也会订购你的产品。同时产品类别也能让你了解到产品的一些应用范围。

关键参数：产品的关键参数可以用来组成长尾关键词，写开发信的时候也可以用在标题里，展示专业度，增加吸引力，产品的关键参数还会限制或者说决定产品的应用范围。比如我给Mia找的五种应用，但是因为粒度的问题，她们的产品可能就无法应用在这些领域。

应用范围：这个相当重要，只有你知道了该产品的应用范围，你才知道哪些人是你的目标客户，这比单纯搜索产品关键词，特别是搜索量极低的那一类关键词，效率会更高，成交的可能性也高得多。

如何了解产品类别，关键参数和应用范围呢？我想说两点：

一是问内部的人，老板，技术，或者其他相关人员，就算你不能知道100%，你也要知道相当一部分。

二是问外面的人，问你的同行，问你的客户，问行业内的一些专家。

很多新人刚来没有客户，也找不到行业内的专家，找同行是最方便的。怎么找同行呢？我提供一个思路：https://cn.panjiva.com 把你的产品关键词输进去，你能看到很多经营该产品的公司，运气好的话还能看到一些货运信息，非货代公司的consignee也是你的潜在客户。

找到这些公司之后，筛选一下，准备去联系。在联系同行之前，对产品有一定了解是必要的，你要用信息去换信息。比如产品的应用范围，你可以跟同行讲，我的主要终端客户是用这个来做什么的，但是发展几年，我觉得遇到了一些瓶颈，想要扩大市场，这个产品除了我刚才提到的用途，还能用来做什么？我想在当地找一些这方面的客户，争取多拿一些订单。

以上是我昨天跟Mia交流之后想到的一些事情，为什么要写出来呢？因为我在QQ上聊天思维太跳跃，可能会给Mia带来一些困扰。这里我要向Mia道歉，这是我第一次做师傅，是个新手，请你多多包涵。另一方面，写出来我也是希望看到这篇文章的朋友，能指出我的一些错漏，让我和Mia都能成长。

最后，我想做一个好师傅，我会的，我都会毫无保留教给你，我暂时不会的，我去学习了，学懂了，也会教给你，谢谢Mia给我这个机会，也希望朋友们能多多帮忙。