虚拟助理

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Neil说的读者朋友们都知道,Neil说之所以能保持如此高频率的更新,全赖我们的十大助理(现在更新也慢了不少,带人不容易啊)。其实,十人助理每人都还有不少的虚拟助理,帮助他们高效地完成工作,下面,我们就隆重地介绍一下这些虚拟助理(切,十个大活人你都没隆重介绍过,现在跑来隆重介绍这些虚拟助理,还有没有天理了?)。

1. Wunderlist(奇妙清单)

这个是一个Todo List工具,个人用团队用都是极好的。支持多平台,我们一般上班的时候开启网页版,下班之后继续使用iOS版。这里主要讲团队协作。首先注册一个账号,创建清单,接下来邀请团队里其他人员加入。加入之后,就可以开始列待办事项了。团队里的每一个成员都能即时看到这些待办事项(奇妙清单默认开启了邮件通知,建议关闭以免邮箱里收到大量的消息。桌面通知可以打开。)。创建的待办事项可以添加备注,添加附件,下面甚至可以评论互动,像一个小型的BBS一样。另外,待办事项可以分配给某一个成员并设置到期时间。我们想象以下场景:业务员有新的询价需求,可以把具体要求以邮件的形式发送给采购,同时在奇妙清单上发布任务,分配给采购并设置到期时间,如下午4点(其实询价的所有要求包括文档都可以记录在奇妙清单上,只是为了方便存档和未来查询及其他用途,建议还是邮件配合奇妙清单使用,奇妙清单起一个通知,监督,总结的作用。)。这样,有利于采购根据不同的紧急程度和产品类别合理安排工作,不用业务员跑来跑去或者采购打开N个QQ窗口去沟通。完成的任务勾选一下自动从列表中消失,并会通知其他成员。要查询可以在已完成任务里面查看。这样老板也可以很方便地查看每个员工的工作,以便根据需要调整人员配置。这个在很大程度上替代了日报和周报的作用,而且比日报和周报更好的一点是,员工在完成工作的同时也完成了报表,不用找一个特定的时间来做这件事情。

2. Email Hunter+eM Client

Email Hunter是一个客户搜索软件,能根据给定的关键词在选定的搜索引擎上搜索,然后自动提取目标网页里的邮箱地址。能部分解决业务员早期客户不足的问题。但是因为是自动化程序,难免有不相关的信息,需要进行手动筛选。根据产品不同,效果也会有不同。一般来说,热门产品,消费电子,搜索的结果会比较多。我一般是懒得自己一个一个搜的时候就开动这个软件,输入主打产品关键词,然后放在那里几个小时,看到邮箱数量没什么变化的时候,就可以停止搜索,进行筛选。之前搜到过不少合作过的老客户的网站还有国内同行的网站,也有一些B2B网站,行业资讯网站,一般情况下,筛选之后每天能搜到180个左右的邮箱地址。注:如果要使用Google搜索引擎,需搭配科学上网工具。

eM Client是我2017年年底找到的一款邮件客户端,我目前已经购买(仅需人民币149元即可终身使用,支持支付宝付款)。为什么放弃之前使用的Thunderbird?因为Mozilla停止了对Thunderbird的资助,现在Thunderbird转入社区开发,我更新过几个版本,发现问题越来越多,最终无法忍受。

eM Client可以说集合了其他邮件客户端的优点,而且还在不断添加新的功能。比如我最喜欢的Foxmail的往来邮件功能,可以说eM Client做得更好。往来邮件,往来附件,邮件模板,日历功能,任务功能,联系人功能,加密功能……还有就是群发功能,可以在地址栏输入多个地址,或者在联系人功能里建立分发列表,导入地址栏,使用群发功能就能生产一封封独立的邮件。目前我觉得唯一的问题就是不小心会点成普通发送,那就非常尴尬了,希望后期会有改进(也可能是我还不够熟悉这个功能)

这三个工具搭配使用,每天基本上不用花多少时间在发开发信上面,可以省下时间和精力去手动搜索客户,跟老客户互动,思考……

3. IFTTT

If this then that,看这个名字就知道是以一件事的发生作为触发器,自动让另一件事情发生。很多人用IFTTT来更新社交网站,比如邮箱收到一条消息,自动更新到Facebook上面。这个工具可以把我们从以下重复的工作中解放出来,让我们去做更需要创造力,更有价值的事情。大家可以查看网站获取更多的用法,也可以自己动脑,想出一些独特的用法。

4. Mailchimp+Signup Form插件

这两个工具是我用来给Neil说订阅用户发送Newsletter和创建Signup Form的工具。Mailchimp应该有不少外贸文章介绍过了,我之前一直没有介绍,其实是有私心的。我害怕这个服务被滥用,从此以后对中国用户关上大门。我知道很多人用这个工具去给客户发送未经授权的开发信。Mailchimp有两种方式可以创建Mailing List,一是访客通过填写Signup Form,然后还要再次点击链接确认自己的订阅,这种是合法的邮件营销,double opt-in,用户是对你的信息感兴趣,主动订阅;另外一种方式就是导入邮件地址,这种方式不需经过收件人的同意和确认,被外贸业务员广泛使用,用户可以选择退订并投诉,最后的后果是账号被冻结。其实也不算多大的一个惩罚,再注册一个账号就是了,违规成本很低,所以很多人用。

WordPress有很多Signup Form的插件,可以生产很多样式吸引人的订阅表格,放在网站的不同位置,供访客填写邮箱订阅。我之前使用的付费插件已经停止开发,目前没有花精力在这一块,大家可以在WordPress的插件库里面找一下,有很多这样的插件。

5. iPhone

iPhone实在太棒了,以至于我们没有办法在一篇文章里尽述它的优点。建议外贸业务员购买一个iPhone,谁用谁知道(我知道有人说用iPhone是Install B,曾经我也这么想,直到我膝盖中了一箭。现在我们在用的Apple设备有Macbook,iPad,iPhone,真的是极大地方便了生活和工作。)。App Store里有大量的应用可以帮助你更好地完成工作,更好地享受生活。iPhone的稳定性能让你远离手机故障,频繁维修的困扰。岁数大了,越来越看重稳定性,不愿意去折腾一些新的东西,真说不上是好事还是坏事。

我中途使用过锤子科技的坚果系列,也是非常棒的手机,特别是Smartisan OS的一步,大爆炸,闪念胶囊功能,简直是神器。目前我是iPhone 7 Plus做主力机,坚果Pro做备用机。

有一句话我很喜欢也一直在朝这个方向努力:当一件事情需要你重复做4次以上的时候,你就需要开始思考了:我是否可以通过软件自动实现它?以上的虚拟助理希望各位能够喜欢,十人助理团会一如既往地创作有价值有趣的文章给大家。

客户邮箱搜索软件

Atomic Email Hunter可以很方便地从网站中搜寻,提取邮箱地址,支持列表批量提取和给定关键词,提取搜索引擎结果(注:如需使用内置的几十个国家的Google搜索,需打开你懂的工具)中的邮箱地址。国内价值几千的所谓搜客户软件大多是基于Google高级搜索+邮件提取,这个软件能达到同样的目的。

Atomic Email Hunter仅需人民币200多元,支持支付宝付款。搜索到的结果包含邮箱地址,发现该邮箱地址的网页地址,支持右键访问发现该邮箱地址的网页地址及打开邮件网址,可快速验证相关性。可保存搜索结果,导出成excel文件。

可选择只导出邮件地址,配合群发工具大量发送开发信,推荐一款优秀的邮件客户端:eM Client (这个邮件客户端是我这么多年来用过最棒的邮件客户端,仅需人民币149元就可以终身使用,支持支付宝付款。后续我会在博客上发布使用教程,如果不懂怎么使用群发功能,可以添加我的微信:nowandme,付费咨询)功能非常多,也有群发功能(并非必选项,软件生成的只是一份客户邮箱清单,你可以使用任何客户端给这些邮箱地址发送开发信,比如Foxmail,Outlook等等)。

这个软件能从一定程度上解决业务员早期客户资料少的问题,但是因为是自动化软件,难免会有一些不相关的信息,使用的时候还是需要业务员手工筛选,判定搜索到的是否自己的潜在客户。配合群发工具可大量发送开发信,节省业务员发送开发信重复操作使用的时间,能极大提高业务员的工作效率。

购买步骤如下:

点击这里进入软件购买页面

 

上方是要购买的产品的信息,下面红框中可以选择其他产品,如Mail Verifier,可以验证邮箱的有效性,点击新增可以加到购物车里,一起买有优惠。

这里填写付款信息,如实填写即可,建议用拼音。注意左侧用红框圈中的部分:Please fill in the password for the Member Area, 这个地方的密码是自己设置的,设置好之后请记住。这个密码是在购买成功之后用来登录用户中心获取下载链接和注册码的。登录用户中心的用户名就是你的电子邮件地址,密码就是你在这里设置的密码。

右侧可以选择付款方式,默认是Visa,点右面的倒三角符号会展开下拉列表,可以选择支付宝付款。都弄好之后点击继续,完成付款。

注意:

1. 这里的邮箱地址非常重要,是用来接收订单信息,确认身份的,千万不要填错。

2. 订单都是自动化处理的,购买的是软件的注册码,不会快递光盘给你。支付完成之后,几分钟内就会收到一封邮件,确认你的订单提交成功。按照邮件里的提示登录用户中心,下载软件,得到注册码,填入软件(在软件菜单栏有一个“帮助”项,点开可以看到填写注册码的地方),就可以使用了。

3. 如果遇到什么问题,在登录用户中心之后可以找到在线客服,他们会给你解决。

4. 这个软件解决的是效率问题,他把搜索关键词-点开搜索结果-寻找邮箱-复制邮箱地址到客户信息表这个过程自动化,解放业务员的双手。这个软件不能无中生有,假设客户公司CEO的邮件没有出现在网络上,他不可能给你编造一个出来,也不会去猜邮箱。任何一个承诺能够无中生有的软件,我个人认为都是骗人的。

省字诀

Quality ,speed,  efficiency up  Cost down

先说明一下,标题这个省字念sheng,三声,不念xing。

在JAC面对面群跟人聊天的时候,经常遇到这样的情况:某某业务员说这个客户我跟进三个月了,三年了……他好像没有下单给我的意思。但是自己又不想放弃,不甘心,非要客户跟他说一句:你不要再联系我了,那样我就死心了。我问了一个问题:你所谓的跟进三个月,三年是个什么概念?比如,我一月份给客户发了一封邮件,四月份再发一封,算不算跟进了三个月?我从一月份到四月份每隔半个月发一封邮件,算不算跟进了四个月?我从一月份到四月份,每隔一周发一封完全一样的开发信,算不算跟进了三个月?继续问:你跟进了三个月,请问你对这个客户的了解有多少?他是中间商还是终端客户?他的关注点是什么?他业务主要覆盖区域是哪里?……他喜欢什么?他今年多大?生日什么时候?他的工作习惯?……一问三不知。如果是这样,你千万别说XX客户你跟踪了三个月,三年,因为你基本做的是无用功,用这种方式,你再跟十年他也未必下单。你真要死心,那就赶快死心,放客户一条生路,也放自己一条生路。

上面这段话,似乎跟标题不符,看完了大家就知道,还是有很大关联的。我今天讲一个省字诀,不含标点符号,一共六个字:省时,省心,省钱

1. 省时

生命是以时间为单位的,浪费别人的时间等于谋财害命;浪费自己的时间,等于慢性自杀。——鲁迅

遇到事情,多少人是先动脑再动手的?先动脑再动手,可以把整个事情的脉络搞清楚,抓住关键,同时也可以从全局上去把握整件事情,不至于狭隘。客户让报价,多少人是发了一份内容完整,优势突出的报价单的?内容和形式都要讲究,客户打开你的报价单,发现你的产品能满足他的需求,而他的顾虑你都提前考虑到了,并给出了解决方案(比如付款方式,包装方式,售后条款)。报价单制作精美,合理运用各自元素,重点突出,逻辑清晰,看起来很爽。报价单已经提前调整,客户可以很方便地打印装订。报价单有多种格式,避免遇到客户电脑上没有相应软件,无法打开的尴尬。你能做到这些,你就为客户节省了宝贵的时间。如果问一下,答一下,发个东西格式很渣,客户拿过去还要帮你调整,好多东西都没有,客户还要不断联系你补充。相信我,如果客户这么有耐心对你,他对你一定是真爱。不但是对客户,对老板,对同事,对朋友,你也要尽量做到节省对方的时间。比如很多人去找财务报销,单据不全,款项用途不清楚,跑到财务室,兜一翻,把一大堆皱巴巴的票据倒在财务的桌上,你这是在给财务增加工作量。财务对你一定不会有好感,而且报销速度一定不会快。老板交待你去找一个东西,你就得琢磨琢磨,找这个东西拿来干嘛用的,是不是还要额外搜集一些信息,方便老板参考。在论坛里,QQ群里提问也是这样,最基本的要求:把问题描述清楚,自己事先查一下,给回答者提供尽可能多的信息。动手不动脑,结果大家平时应该经常见到:每天都很忙,但是效果很差,自己受罪,周围的人跟着受罪。客户满意度差,同事也不支持。尊重别人的时间,也尊重自己的时间。

2. 省心

省心其实跟省时有交叉的地方。何谓省心?你能提前想到对方还没提的问题,你想到了客户忽略的问题(但是这些问题确实很重要,可以带来好处或者避免害处),你自己能够掌控整件事情,即使有突发事情发生,你也能妥善处理,保障双方的权益。你的工作习惯非常好,不会让人觉得头疼,沟通顺畅有效,做事有自己的一套思路,能够抓住关键,提出解决方案。跟你合作久了,客户都变懒了,因为所有事情你都给他安排好了,他只需要搞好自己在当地的销售,然后下单给你就好了。我的货代,我的展位搭建公司,已经做到了这一点。因为这个,我省下了大量的时间精力做其他事情。

3. 省钱

对这一点的理解,有些人理解为给更低的价格。于是,不断降价,降产品的单价,找货代砍价,降低运费。除了这么明显的降价,大家其实可以留意一些无形的东西。比如你浪费了客户的时间,一封邮件能说清楚的事情,你偏偏要发五封。(我现在的老板有个习惯,或者说脾气:如果在短时间内跟客户或者货代邮件往来达到五封,再发邮件就会被骂,老板认为这是沟通能力低下的表现,这个时候我们为了避免更多的问题出现,一定要拿起电话,把整个事情讲清楚,做到全面,清晰,易懂。)新人往往很不重视节省时间,以为自己有大把的时间,客户也有大把的时间来陪自己。一周内,如果前几天客户回复邮件及时,后面几天不回复或者回复不那么及时了,他们就会胡思乱想,甚至很伤心,客户为什么变了,是不是不喜欢自己了,是不是自己把客户得罪了。试问,一个客户整天跟你发些可有可无的邮件,你一发邮件,对方就得及时回复,他哪里还有时间去做自己的生意,他没有生意,哪来的订单下给你?下面我们来换算一下,为什么省时间等于省钱。有些国家人工成本很高,单位时间员工的工资很高。进出口的事情往往也很繁琐,有时候因为你的疏忽或者不专业,对方一个甚至多个员工要跟着你一起去解决问题,完全干不了其他事情。这个时候你就是在浪费客户的钱,同时也是在浪费你老板的钱。Cost≠Price,希望大家能深深记住这一点。然后记住另外一点:如果你认为自己的时间不值钱,那你的时间就真的不值钱。

吾日三省吾身。这个省字念xing,三声,不念sheng。