虚拟助理

Neil说的读者朋友们都知道，Neil说之所以能保持如此高频率的更新，全赖我们的十大助理（现在更新也慢了不少，带人不容易啊）。其实，十人助理每人都还有不少的虚拟助理，帮助他们高效地完成工作，下面，我们就隆重地介绍一下这些虚拟助理（切，十个大活人你都没隆重介绍过，现在跑来隆重介绍这些虚拟助理，还有没有天理了？）。

1. Wunderlist(奇妙清单) （已经被微软收购，不过这个思路依然有效）

这个是一个Todo List工具，个人用团队用都是极好的。支持多平台，我们一般上班的时候开启网页版，下班之后继续使用iOS版。这里主要讲团队协作。首先注册一个账号，创建清单，接下来邀请团队里其他人员加入。加入之后，就可以开始列待办事项了。团队里的每一个成员都能即时看到这些待办事项（奇妙清单默认开启了邮件通知，建议关闭以免邮箱里收到大量的消息。桌面通知可以打开。）。创建的待办事项可以添加备注，添加附件，下面甚至可以评论互动，像一个小型的BBS一样。另外，待办事项可以分配给某一个成员并设置到期时间。我们想象以下场景：业务员有新的询价需求，可以把具体要求以邮件的形式发送给采购，同时在奇妙清单上发布任务，分配给采购并设置到期时间，如下午4点（其实询价的所有要求包括文档都可以记录在奇妙清单上，只是为了方便存档和未来查询及其他用途，建议还是邮件配合奇妙清单使用，奇妙清单起一个通知，监督，总结的作用。）。这样，有利于采购根据不同的紧急程度和产品类别合理安排工作，不用业务员跑来跑去或者采购打开N个QQ窗口去沟通。完成的任务勾选一下自动从列表中消失，并会通知其他成员。要查询可以在已完成任务里面查看。这样老板也可以很方便地查看每个员工的工作，以便根据需要调整人员配置。这个在很大程度上替代了日报和周报的作用，而且比日报和周报更好的一点是，员工在完成工作的同时也完成了报表，不用找一个特定的时间来做这件事情。

2. Email Hunter+eM Client

Email Hunter是一个客户搜索软件，能根据给定的关键词在选定的搜索引擎上搜索，然后自动提取目标网页里的邮箱地址。能部分解决业务员早期客户不足的问题。但是因为是自动化程序，难免有不相关的信息，需要进行手动筛选。根据产品不同，效果也会有不同。一般来说，热门产品，消费电子，搜索的结果会比较多。我一般是懒得自己一个一个搜的时候就开动这个软件，输入主打产品关键词，然后放在那里几个小时，看到邮箱数量没什么变化的时候，就可以停止搜索，进行筛选。之前搜到过不少合作过的老客户的网站还有国内同行的网站，也有一些B2B网站，行业资讯网站，一般情况下，筛选之后每天能搜到180个左右的邮箱地址。注：如果要使用Google搜索引擎，需搭配你懂的工具。

eM Client是我2017年年底找到的一款邮件客户端，我目前已经购买（仅需人民币149元即可终身使用，支持支付宝付款）。为什么放弃之前使用的Thunderbird？因为Mozilla停止了对Thunderbird的资助，现在Thunderbird转入社区开发，我更新过几个版本，发现问题越来越多，最终无法忍受。

eM Client可以说集合了其他邮件客户端的优点，而且还在不断添加新的功能。比如我最喜欢的Foxmail的往来邮件功能，可以说eM Client做得更好。往来邮件，往来附件，邮件模板，日历功能，任务功能，联系人功能，加密功能……还有就是群发功能，可以在地址栏输入多个地址，或者在联系人功能里建立分发列表，导入地址栏，使用群发功能就能生产一封封独立的邮件。目前我觉得唯一的问题就是不小心会点成普通发送，那就非常尴尬了，希望后期会有改进（也可能是我还不够熟悉这个功能）

这三个工具搭配使用，每天基本上不用花多少时间在发开发信上面，可以省下时间和精力去手动搜索客户，跟老客户互动，思考……

3. IFTTT

If this then that,看这个名字就知道是以一件事的发生作为触发器，自动让另一件事情发生。很多人用IFTTT来更新社交网站，比如邮箱收到一条消息，自动更新到Facebook上面。这个工具可以把我们从以下重复的工作中解放出来，让我们去做更需要创造力，更有价值的事情。大家可以查看网站获取更多的用法，也可以自己动脑，想出一些独特的用法。

4. Mailchimp+Signup Form插件

这两个工具是我用来给Neil说订阅用户发送Newsletter和创建Signup Form的工具。Mailchimp应该有不少外贸文章介绍过了，我之前一直没有介绍，其实是有私心的。我害怕这个服务被滥用，从此以后对中国用户关上大门。我知道很多人用这个工具去给客户发送未经授权的开发信。Mailchimp有两种方式可以创建Mailing List，一是访客通过填写Signup Form，然后还要再次点击链接确认自己的订阅，这种是合法的邮件营销，double opt-in，用户是对你的信息感兴趣，主动订阅；另外一种方式就是导入邮件地址，这种方式不需经过收件人的同意和确认，被外贸业务员广泛使用，用户可以选择退订并投诉，最后的后果是账号被冻结。其实也不算多大的一个惩罚，再注册一个账号就是了，违规成本很低，所以很多人用。

WordPress有很多Signup Form的插件，可以生产很多样式吸引人的订阅表格，放在网站的不同位置，供访客填写邮箱订阅。我之前使用的付费插件已经停止开发，目前没有花精力在这一块，大家可以在WordPress的插件库里面找一下，有很多这样的插件。

5. iPhone

iPhone实在太棒了，以至于我们没有办法在一篇文章里尽述它的优点。建议外贸业务员购买一个iPhone，谁用谁知道(我知道有人说用iPhone是Install B，曾经我也这么想，直到我膝盖中了一箭。现在我们在用的Apple设备有Macbook，iPad，iPhone，真的是极大地方便了生活和工作。)。App Store里有大量的应用可以帮助你更好地完成工作，更好地享受生活。iPhone的稳定性能让你远离手机故障，频繁维修的困扰。岁数大了，越来越看重稳定性，不愿意去折腾一些新的东西，真说不上是好事还是坏事。

我中途使用过锤子科技的坚果系列，也是非常棒的手机，特别是Smartisan OS的一步，大爆炸，闪念胶囊功能，简直是神器。目前我是iPhone 7 Plus做主力机，坚果Pro做备用机。

有一句话我很喜欢也一直在朝这个方向努力：当一件事情需要你重复做4次以上的时候，你就需要开始思考了：我是否可以通过软件自动实现它？以上的虚拟助理希望各位能够喜欢，十人助理团会一如既往地创作有价值有趣的文章给大家。